 |
2.Класифікація, види та типи управлінської інформації.
3.Інформаційні технології роботи з текстовими документами та базами
даних у менеджменті освіти.
4.Комп’ютерні системи інформаційного менеджменту.
Мета: сформувати уявлення про значення інформації у менеджменті освіти, надати знання про сутність та класифікацію управлінської інформації та її рівні, сформувати у керівників уміння використовувати інформацію в основних функціях менеджменту та усвідомлення потреби володіти комп’ютерними програмами.
Ключові поняття: менеджмент, інформація, функції, види, типи, рівні інформації, інформаційне забезпечення, інформаційний менеджмент, засоби масової інформації, інформаційна система організації.
Короткий зміст
Інформація від лат. означає роз'яснення, сукупність відомостей про різні події, явища та факти. За визначенням ЮНЕСКО поняття «інформація» розглядається як «універсальна субстанція, що пронизує усі сфери людської діяльності, служить провідником знань і думок, інструментом спілкування, взаєморозуміння і співпраці, затвердження стереотипів мислення і поведінки».
Термін «інформація» вже більше 50 років використовується в журналістиці, математиці, фізиці, хімії, біології та в ряді інших наук. Але особливе місце поняття «інформація» зайняло в довгому ряді соціальних наук – теорії управління, економіці, політиці і т.д..
Інформація – це цінний інтелектуальний ресурс в системі життєзабезпечення суспільства, найважливіша частина його інтелектуальної властивості. Можна сказати, що інформація – це інфраструктура інтелектуальної властивості, бо інтелектуальна власність бере початок з інформації як фундаментальної бази.
Соціальна інформація – відомості про стан соціальної системи, засіб забезпечення інформаційних потреб суспільства на основі застосування інформаційних технологій. Соціальна інформація є змістом мислення людини, а її матеріальний носій – почуте або видиме слово, знак, мова. Першоджерелом соціальної інформації є суспільство: його різні сфери і сторони життя. Інформаційне забезпечення менеджменту полягає у створенні ефективної системи збору, обробки, зберігання і передачі інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Управлінська інформація – це сукупність різних відомостей про діяльність організації, які зведені в певну систему і використовуються в управлінні. У менеджменті соціальної роботи висуваються такі вимоги до інформації, як: достовірність, достатність, повнота відображення ситуації, доступність та оперативність. Джерелами управлінської інформації можуть бути вище керівництво, підлеглі їм керівники та органи управління, засоби масової інформації, її інформаційні системи і т.п. Значну частину часу менеджери приділяють роботі з такими джерелами інформації, як: бухгалтерські звіти, акти про ревізії й перевірки, підсумки аудита, фінансові документи, відомості про рух кадрів, поставки, обсяг виробництва і збут.
Інформація в менеджменті може бути класифікована по ряду позицій:
1. За призначенням (одноцільова, яка зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова, яка використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем).
2. За можливістю зберігання (інформація, що фіксується, повинна зберігатися певний час.
3. За ступенем готовності для використання (первинна інформація являє собою сукупність несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація складається з відомостей, пройшовши через процес попередньої "очистки" і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрямки і подальше її застосування; кінцева інформація дасть можливість приймати обґрунтовані управлінські рішення).
4. За повнотою інформація буває частковою або комплексною (остання дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення; перша на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією).
5. За ступенем надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими скривленнями при їхній передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; розповсюдженням завідомо неправдивих відомостей).
Інформація може бути також класифікована за обсягом, джерелами, засобами передачі і розповсюдження.
У менеджменті застосовуються 7 основних видів інформації. Прийнятий у травні 1992 року Закон України «Про інформацію» визначає ці основні види інформації, джерела та режим доступу до неї. Згідно з цим Законом, основними видами інформації, яка забезпечує діяльність усіх органів державної влади, галузей народного господарства, є:
• статистична;
•масова;
•інформація про діяльність органів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування;
•правова;
•інформація про особу;
•довідково енциклопедична інформація;
• соціологічна.
У міру того, як інформація обробляється, менеджери мають необхідність у різних типах управлінської інформації (загальної, специфічної, контрольної, розподільної і скеровуючої).
Загальна інформація – це та інформація, що виникає випадково або у відповідь на неспецифічні запити чи пошуки. Вона відповідає на питання: «Що ви хочете знати?» або «Чи є що-небудь цікаве?»
Оскільки загальна інформація є широкою, її важко визначити заздалегідь і складно підтримувати в комп'ютерних системах. Загальна інформація більше використовується на стратегічному рівні, ніж на операційному. Вона не використовується на рівні здійснення угод.
Менеджери освіти на операційному рівні цікавляться щоденним виконанням різних завдань у межах їхніх сфер відповідальності. Вони планують, організовують і контролюють повсякденну роботу всередині освітньої організації. Реєстрація угод і операцій є основою для генерування інформації всередині будь-якої організації. У минулому така реєстрація, проводилася на папері – у головних книгах, на спеціальних картках, у формулярах тощо.
З використанням персональних комп'ютерів обсяги нагромадження такої інформації різко зросли і в освітніх організаціях ця діяльність має бути організована за допомогою комп’ютерних систем.
Здійснення угод цілком зосереджено на специфічній інформації, тобто інформації, що задовольняє особливим вимогам.
Контрольна інформація необхідна для встановлення відхилень від плану, поставлених завдань, причому коли ці зміни не були заздалегідь передбачені.
Розподільна інформація корисна для рішень про те, як розподілити людей, час, устаткування або гроші відповідно до проектів. Коли у менеджера є дані про передбачувані проекти, він повинен вирішити, як розподілити ресурси, що знаходяться в його розпорядженні.
Скеровуюча інформація необхідна, щоб прийняти менеджером соціальної роботи рішення про правильні рішення щодо економічного включення фірми.
Отже, інформація є дуже цінною для управлінського процесу, адже менеджери в соціальних організаціях постійно використовують інформацію різних видів і засобом її аналізу приймають рішення щодо вирішення багатьох соціально важливих проблем суспільства.
В управлінській діяльності інформація являє собою сукупність потрібних відомостей і даних про стан керуючої і керованої систем, а також про стан навколишнього середовища.
Серед методів аналізу документації – використовують: традиційний (неформалізований) аналіз; юридичний аналіз; психологічний аналіз; формалізований метод аналізу документів (контентаналіз).
Традиційний (неформалізований) аналіз – це ланцюг розумових, логічних конструктів, спрямованих на виявлення суті матеріалу, який аналізується і дає змогу уловити основні думки та ідеї, простежує їх генезис, з'ясовує логіку їх обґрунтування, виявляє логічні зв'язки і логічні суперечності між ними.
У традиційному аналізі розрізняють:
Зовнішній – це аналіз "історичного контексту" документа, тобто аналіз контексту документа і всіх тих обставин, які супроводжували його появу.
Мета зовнішнього аналізу – визначити вид документа, його форму, час і місце появи, те, хто був його автором та ініціатором, які цілі ставились при його створенні, наскільки він є надійним і достовірним, яким є його контекст.
Внутрішній аналіз – це дослідження змісту документів. По суті, вся робота соціального працівника спрямована на проведення внутрішнього аналізу документа, який включає виявлення різниці між фактичним і літературним змістом, установленням компетенції автора документа у справах, про які він висловлюється, виявлення його особистісного ставлення до фактів, які описуються у документі.
Окремі види документів, через свою специфіку, потребують спеціальних методів аналізу і залучення до їх виконання спеціалістів різних галузей знань.
Юридичний аналіз застосовується для всіх юридичних документів. Його специфіка полягає передусім у тому, щоб правильно вживати й інтерпретувати юридичну термінологію.
Психологічний аналіз застосовується, як правило, при розгляді особистих документів. Його основне завдання – аналіз психологічного стану клієнта, його емоційного настрою.
Формалізований метод аналізу документів, або контентаналіз. Це метод якісно-кількісного аналізу документів. Сутність його полягає в алгоритмізованому виокремленні в тексті певних елементів змісту згідно з метою та завданнями дослідження, класифікації виокремлених елементів відповідно до концептуальної схеми, їх підрахунку і кількісного представлення результатів. Потенційними об'єктами контентаналізу можуть бути різноманітні документальні джерела, які містять текст: книги, періодичні видання, промови, урядові постанови, матеріали нарад, статті в засобах масової інформації та ін. Його використання є доцільним, якщо потрібен високий ступінь точності, об'єктивності аналізу матеріалу або якщо цей матеріал значний за обсягом і не систематизований. Засвоївши різні методи аналізу документів, соціальний працівник може зробити висновок про актуальність певної соціальної проблеми, аналізуючи матеріали місцевих засобів масової інформації.
Терміном «управлінські інформаційні системи» іноді визначали всі типи інформаційних систем, але тут він використовується, щоб показати специфічний тип інформаційної системи. Управлінська інформаційна система (УІС) є інтегрованою звітною системою, спеціально призначеною для допомоги менеджерам у плануванні, здійсненні й контролі діяльності організації. Вона готує звіти на основі даних, отриманих з багатьох систем здійснення операцій і з зовнішнього оточення організації. УІС звичайно призначається для концентрації відібраних даних із систем здійснення угод і операцій та зовнішніх джерел, щоб зробити ці дані більш придатними для інформаційних менеджерів.
УІС адресуються до проблем, які відомі й зрозумілі заздалегідь (такі проблеми структуровані). Тому заздалегідь може бути визначена відповідна необхідна інформація, спроектовані звіти і написані програми. Ці системи функціонують на періодичній основі, наприклад, надання, щомісячних звітів про доходи і витрати. Багато менеджерів мають персональні комп'ютери, за допомогою яких вони можуть одержати деякі звіти в будьякий час протягом дня.
УІС мають тенденцію до того, щоб обмежуватися «тільки читанням» даних, якими не можна маніпулювати.
Наприклад, менеджер не може використовувати УІС, щоб одержати запроектовані цифри доходів і втрат або щоб знайти різні рішення, засновані на різних обсягах продаж. Це обмеження не скасовує цінність УІС. Оскільки менеджери соціальної роботи відчувають потребу в періодичній інформації, УІС є важливим інструментом для забезпечення регулярних звітів, що підвищують ефективність управлінського планування і контролю.
Багато проблем, з якими зіштовхуються менеджери, не очікуються, тому УІС не підходять для їх вирішення. Через це, багато систем, що один раз були названі управлінськими інформаційними системами, перетворилися на системи підтримки рішень (СПР).
Системи підтримки рішень – це комп'ютерні системи, що допомагають прийняттю рішень, пов'язаних з неструктурованими проблемами, шляхом взаємодії з даними й аналітичними моделями. СПР сфокусовані саме на рішеннях: спираються на гнучкість, адаптивність і є обмеженими інструментами, що призначені для контрольних, розподільчих і скеровуючих рішень.
СПР допомагають особі, яка приймає рішення, а не замінюють їх. Вони призначені для допомоги у вирішенні проблем, у яких немає окреслених рішень і які висувають високі вимоги до осіб, що приймають такі рішення.
СПР розширюють можливості менеджера в маніпулюванні даними під час пошуку рішень. Система підтримки рішень довела корисність у забезпеченні підтримки для аналізу даних, використовується у прийнятті контрольних і розподільчих рішень.
Інформаційні системи далеко не завжди відразу придатні для використання, і менеджери часто повинні створювати індивідуальні інформаційні системи. Життєвий цикл побудови інформаційних систем включають певні стадії розвитку.
Визначальна стадія – дає можливість окреслити кількість даних у інформаційних системах.
Стадія розвитку передбачає – логічного системного проекту – щодо способу збирання даних, використання їх та звітів, які видаватиме система.
Із завершенням логічного, системного проекту закінчується і визначальна стадія.
Стадія встановлення і впровадження в дію показує, як просувається інформаційна система від розробки до застосування проекту в управління організацією.
Процес становлення і впровадження системних проектів в дію дозволяє переміщувати комп'ютерні програми з комп'ютерних бібліотек, якими користуються програмісти, у комп'ютерні бібліотеки, якими користуються в процесі реальної роботи системи. Цей процес також може включати фізичну установку нових терміналів або комп'ютерів.
Комментариев нет:
Отправить комментарий